SIEGE - Chargé support Financements Institutionnels H/F

DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 25 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

CONTEXTE

La CDE est partenaire de la DG ECHO depuis la signature de la CCP 2014-2020. La CDE a renouvelé son partenariat avec la DG ECHO et s’est vu attribué un certificat de partenariat standard humanitaire de l’UE en 2021. Parmi les actions humanitaires de la CDE, la DG ECHO a contribué de 2018 à 2023 au financement de son intervention en Jordanie. La DG ECHO contribue aux financements des interventions de la CDE au Liban depuis 2024, avec un contrat de partenariat en cours, et la CDE est également sous-partenaire d’une subvention de la DG ECHO en Syrie depuis mai 2026.

Le prochain certificat de partenariat humanitaire de l’UE doit entrer en vigueur pour la période 2028-2034, et, pour le signer, les organisations candidates doivent présenter à la DG ECHO les résultats d’une évaluation ex-ante effectuée par un auditeur externe accrédités, d’ici le 31 mars 2027, afin de garantir la réception de la certification au 1er janvier 2028.

POSTE ET MISSION

Dans le cadre de l’application pour la certification de partenariat humanitaire de la DG ECHO pour 2028-2034, la Chaîne de l’Espoir recrute un chargé support aux financements institutionnels, afin de d’assister à la préparation, à l’organisation et au suivi de l’audit Ex-Ante de l’organisation.

Cette mission vise à soutenir la responsable financements institutionnels chargée de l’organisation de cet audit, d’abord dans la collecte de justificatifs et le nettoyage des archives, puis dans la préparation des équipes, l’accueil des auditeurs, l’organisation des entretiens et le suivi des demandes complémentaires.

La mission de support se déroulera en partie à Paris, au sein de la Direction des Opérations, sous la supervision de la Responsable des financements institutionnels et en collaboration avec le responsable de l’audit et du contrôle interne et les équipes différentes équipes sièges.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Récolte et organisation pièces justificatives pré-audit

• En collaboration avec la Responsable Financements Institutionnels, analyse le questionnaire d’audit et établi la liste et la sélections des pièces justificatives en amont de l’audit
• Collecte, organisation et revue des pièces justificatives en lien avec les responsables des équipes au siège et sur le terrain (direction programme, direction administrative et financière, direction ressources humaines, direction communication et développement, direction de l’expertise technique, etc.)
• Contrôle la conformité des pièces justificatives avec les conventions de financement, les procédures internes de l’association, les exigences fiscale et sociales applicables et les règles bailleurs
• Collecte l’ensemble des pièces justificatives des procédures sélectionnées des pièces comptables (bon commande, factures, contrats, preuves de paiements), des dossiers logistiques (dossiers d’achats et de mise en concurrence), des dossiers RH, des documents supports « programmes » rattachés au contrat.
• Organisation et revue des dispositifs d’archivages, tableaux de suivi et de partage de documents en liens avec l’audit.

PRÉPARATION DE L’AUDIT

• Assiste la Responsable Financements Institutionnels dans l’organisation de l’audit, notamment les jours de missions des auditeurs aux bureaux de la Chaîne de l’Espoir
• Organisation de l’emploi du temps pour les différents entretiens, envoi des invitations, réservation des salles de réunion, suivi des invitations
• Participe aux réunions de préparation pré-audit avec les équipes du cabinet et le siège de la Chaîne de l’Espoir
• Participe aux réunions de préparation pré-entretien avec les différents services et salariés de la Chaîne de l’Espoir qui participeront à l’audit

Participation à L’AUDIT

• Participe à l’accueil et au suivi de l’emploi du temps des auditeurs externes lors du déroulement de l’audit
• Assiste la Responsable Financements Institutionnels à constituer et organiser les dossiers d’audit.
• Assiste la Responsable Financements Institutionnels à assurer le suivi de la collecte des documents manquants auprès des équipes siège et terrain.
• Participe à la relecture du rapport final de l’audit externe.